Il Business Process Management (BPM) è un concetto che fa riferimento da un lato alla gestione d’impresa e, dall’altro, all’information technology (il che include la Robotic Process Automation) e alle sue potenzialità. Con Business process management si intende, infatti, l’insieme delle attività necessarie per definire, monitorare, ottimizzare e integrare i processi aziendali. Il fine ultimo del BPM è rendere il business più efficiente ed efficace possibile.

Ottimizzare il funzionamento delle attività per accrescere competitività; innalzare il livello di flessibilità imprescindibile per rispondere tempestivamente alle trasformazioni del mercato e allineare l’offerta alla domanda del mercato; aumentare la capacità di innovazione tenendo sotto controllo i costi ed evitando gli sprechi: sono le principali sfide del Business Process Management.

I sistemi di Document Management (gestione documentale in italiano) consentono di creare, gestire, condividere, archiviare il patrimonio di conoscenza delle aziende nel modo più pratico e veloce possibile. Le soluzioni software in quest’ambito permettono, in concreto, di seguire tutto il ciclo di vita dei documenti. E con questi ultimi, di fatto, si intendono tutti i processi aziendali che dai documenti stessi dipendono: si pensi, solo per fare qualche esempio a quanto concerne una fattura, così come alle informazioni da raccogliere per un contratto di assunzione o da condividere per i disegni di prodotto.

La tecnologia del Document Management , è una soluzione semplice da utilizzare, ma richiede una strategia precisa a livello di impresa, data la delicatezza del suo ruolo. Si vanno infatti a toccare importanti ambiti aziendali, dall’amministrazione alle risorse umane passando per gli uffici di produzione e approvvigionamento, coinvolgendo quindi più figure. Adottare in azienda la gestione documentale elettronica comporta un percorso composto da una serie di step.

Il fine ultimo di tutto questo è annullare le inefficienze e promuovere la creazione di nuovi servizi che, grazie all’uso di dati più facilmente condivisibili, possano semplificare le attività innescando un interessante circolo virtuoso.

Un approccio basato sull’analisi e l’ottimizzazione dei processi ha bisogno di tecnologia, ma non si limita all’utilizzo di quest’ultima, in quanto comporta tutta una seria di passaggi organizzativi. In primo luogo, è importante stabilire quali sono gli obiettivi da raggiungere, quali i benefici concreti che l’azienda vuole ottenere implementando un progetto di Business Process Management; potrebbe a questo proposito essere utile studiare esempi di successo (tratti dalle proprie conoscenze, dal web ma anche dall’esperienza del partner tecnologico cui si fa riferimento) che possano essere replicati nella propria organizzazione. Secondariamente, serve capire quali sono i dati davvero utili e quindi organizzare la strategia di raccolta al fine di poterne trarre tutti i vantaggi possibili, senza dimenticare che si deve tenere conto delle leggi sulla privacy. È immediatamente evidente che già in queste prime fasi è importante che vi sia un consistente coinvolgimento di varie figure aziendali che non siano solo tecniche.

A questo punto, è possibile implementare la soluzione di BPM che, basata su un repository (un vero e proprio contenitore) di dati, consenta oltre che la condivisione e uno scambio di informazioni tra le diverse applicazioni aziendali, anche funzioni di analisi dei processi in real time, tool per individuare kpi e punti critici così come possibili miglioramenti, il suggerimento di best practice e, in generale, di supporto alla loro trasformazione.

Utilizzare nella quotidianità servizi di Business Process Management significa, in pratica, poter contare sulla possibilità di un auditing costante dei processi e adeguare a mano a mano l’operato dell’azienda agli obiettivi che ci si è prefissi.